So schaffen Sie eine erfolgreiche Feedback-Kultur

Laut einer aktuellen Gallup-Umfrage sind 71 % der Arbeitnehmenden in Deutschland nicht der Meinung, dass ihre Vorgesetzten ihnen regelmäßig Feedback geben, das ihre Entwicklung unterstützt. Ganz gleich, ob es daran liegt, dass Führungskräfte vor unbequemen Themen zurückschrecken oder daran, dass sie zwar guten Willen zeigen, aber ihr Feedback ineffektiv rüberbringen, Tatsache ist: nur wenige Mitarbeitende hören, was sie hören müssen. Gleichzeitig verpassen Führungskräfte eine wichtige Gelegenheit, um das Arbeitsklima Ihres Unternehmens zu verbessern.

Führungskräfte gestalten diese Kultur zwar, getragen wird sie aber letztendlich von den Mitarbeitenden. Die Sicht der Arbeitnehmenden ist entscheidend für die Umsetzung der Kultur. Nachfolgendes ermöglicht es Führungskräften, zielgerichtetes Feedback zu geben.

1. Geben Sie zeitnahes und zukunftsorientiertes Feedback. Generell gilt, dass mögliches Verbesserungspotenzial immer zeitnah, aber zukunftsorientiert angesprochen werden sollte. Formulieren Sie Hinweise und Vorschläge konkret und zeitnah, damit sie direkt umgesetzt werden können. Bewerten Sie jedoch nur die Leistung und kritisieren Sie niemals die Person als solche. Betonen Sie stattdessen konkrete Verbesserungsmaßnahmen, um nach vorne zu schauen und schneller Ergebnisse zu erzielen.
2. Fördern Sie vorhandene Stärken. Durch die positive Anerkennung der Verhaltensweisen Ihrer Mitarbeitenden erkennen diese ihr eigenes Potenzial. Wenn Mitarbeitende vorwiegend Feedback zu ihren Schwächen erhalten, lernen sie nur, was sie nicht tun sollten. Es ist zwar möglich, an den eigenen Schwächen zu arbeiten, aber dieser Lernprozess ist frustrierender, der Fortschritt langwieriger, und das Resultat in der Regel eher durchschnittlich statt hervorragend. Es ist wesentlich effektiver, den Mitarbeitenden zu vermitteln, wie sie erfolgreich sein können -- und nicht, wie sie aufhören können, Dinge falsch zu machen.
3. Erläutern Sie mögliche Auswirkungen. Handlungen haben ihre Konsequenzen, aber manche wissen möglicherweise nicht, wie diese aussehen. Führungskräfte sollten ihren Mitarbeitenden vermitteln, welche Auswirkungen ihr Verhalten auf andere Teammitglieder, das Unternehmen und ihre eigenen Karrierechancen haben könnte.
4. Weniger ist mehr und seien Sie präzise. Es ist nicht einfach, mehr als einen oder zwei Kritikpunkte zu verarbeiten. Und Feedback zwischen Lob und Anerkennung einzustreuen, kann die Wirkung des Feedbacks beeinträchtigen; manche Mitarbeitende werden nur das Lob aufsaugen und nicht auf die Kritik reagieren, andere werden nur die Kritik hören und die Anerkennung nicht wahrnehmen. Klare und genaue Formulierungen verbessern die Wirkung der Verbesserungsvorschläge.
5. Seien Sie direkt und stehen Sie zu Ihrem Feedback. Formulieren Sie Ihre Anmerkungen in der ersten Person, wenn Sie Feedback geben. Aussagen wie "Ihre Kollegen beschweren sich über Sie" untergraben die Teamdynamik und fühlen sich nicht fair an.
6. Kommunizieren Sie regelmäßig und partnerschaftlich. Regelmäßige Gespräche ermöglichen es Führungskräften und Mitarbeitenden, echte Beziehungen aufzubauen und zusammenzuarbeiten, wenn sich Arbeitsanforderungen und -umfeld verändern. Werden Sie aktiv, sobald sich abzeichnet, dass ein Teammitglied seine Ziele nicht erreicht. Finden Sie heraus, welche Schritte oder Maßnahmen helfen könnten und welche Hindernisse beseitigt werden müssen. Suchen Sie dann gemeinsam nach realistischen Lösungen, anstatt einen "Korrekturplan" aufzustellen. Als Faustregel gilt, dass Führungskräfte 30 % der Zeit sprechen sollten, Mitarbeitende 70 %. Dadurch haben die Führungskräfte genug Zeit, um die Mitarbeitenden und ihre Anliegen besser zu verstehen.
7. Bitten Sie um Rückmeldung. Führungskräfte, die um Feedback bitten, nehmen eine Vorbildfunktion für ihre Mitarbeitenden ein. Indem sie Feedback aktiv willkommen heißen (die effektivste Form von Feedbacks), zeigen Sie, wie man am besten mit konstruktiver Kritik umgeht. Und Mitarbeitende lernen, sich gegenseitig um Feedback zu bitten.

Die Bedeutsamkeit von Positivität

Obwohl sich diese sieben Tipps in der Regel auf konstruktives und/oder kritisches Feedback beziehen, das zur Leistungsverbesserung beitragen soll, dürfen Führungskräfte nicht vergessen: Lob ist oft das beste Feedback. Laut einer Gallup-Studie sollten Arbeitnehmende etwa einmal pro Woche für gute Arbeit wertgeschätzt werden -- damit wird betont, was Mitarbeitende richtig gut machen und dazu motiviert, mehr davon zu tun. Das ist nur ein Grund, warum stärkenbasiertes Feedback so effektiv ist. Wird die Leistung von Mitarbeitenden nicht anerkannt, nehmen diese nicht wahr, wie ihre Arbeit zum Erfolg des Unternehmens beiträgt, und es wird kein Grund mehr gesehen, sich anzustrengen, was ihren Willen zu Höchstleistungen bremsen kann.

Lob hingegen ist wie Espresso: belebend und vitalisierend. Durch gezielte und zeitnahe Anerkennung gewinnen Mitarbeitende mehr Vertrauen in ihre eigenen Fähigkeiten und Fertigkeiten und werden so motiviert, auch schwierigere Aufgaben in Angriff zu nehmen.

Führungskräfte sollten ihr Lob aufrichtig und klar aussprechen -- willkürliches Schulterklopfen wirkt nicht gerade inspirierend -- und dabei ins Detail gehen. Wenn man zum Beispiel hört, "Sie haben die Angelegenheit hervorragend recherchiert, sind dem Problem auf den Grund gegangen und haben mehrere Lösungsmöglichkeiten entwickelt", unterstreicht dies die Stärken der Mitarbeitenden, leitet ihr zukünftiges Verhalten und verdeutlicht, dass sie von ihrer Führungskraft und dem Unternehmen wertgeschätzt werden.

Feedback sollte immer das große Ganze im Blick haben, aber auch auf das Individuum eingehen -- denn es gibt verschiedene Vorlieben, wenn es darum geht, Anerkennung zu erhalten. Manche Menschen bevorzugen Feedback von Angesicht zu Angesicht, andere ziehen es vor, Lob und Anerkennung vor dem Team oder der Abteilung entgegenzunehmen, und wieder andere wünschen sich schriftliche Anerkennung, um nur ein paar Beispiele zu nennen. Fragen Sie Ihre Mitarbeitenden, wie sie Lob am liebsten erhalten, oder fragen Sie sie, was das bedeutungsvollste, aber auch das unangenehmste Lob war, das sie bisher erhalten haben. So erfahren Sie, was bei den einzelnen Mitarbeitenden ankommt und sie motiviert.

Auch Teams profitieren von positivem Feedback. Die Anerkennung aller Beteiligten steigert die Motivation und fördert eine Kultur des positiven Feedbacks innerhalb der Gruppe. Mitarbeitende, die Lob erhalten, loben sich gegenseitig und schenken einander auch mehr Aufmerksamkeit.

Nehmen Sie sich Zeit für Feedback

Jede Art von Feedback, sofern es gut vermittelt wird, fördert eine Kultur der kontinuierlichen Optimierung und gemeinsamen Verantwortung. Die Mitarbeitenden haben ein ehrliches Interesse daran, ihre Arbeit besser zu erledigen. Qualitativ hochwertige Gespräche zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden sind seltener, als sie sein sollten, daher sollten Führungskräfte sicherstellen, dass diese Gespräche regelmäßig stattfinden, dass sie den Mitarbeitenden direkt zugutekommen und dass die Mitarbeitenden das Gefühl haben, von dem Gespräch zu profitieren, also daraus etwas mitzunehmen. Die meisten Menschen möchten dazulernen und sich sowohl persönlich als auch beruflich entwickeln; mit ihrem Feedback zeigt die Führungskraft, dass sie an der Person und ihrer Entwicklung interessiert ist.

Mit anderen Worten: Feedback verbessert nicht nur die Leistung, es befriedigt auch ein wichtiges emotionales Bedürfnis am Arbeitsplatz.

Leider geben nur etwas mehr als ein Viertel (29 %) der Arbeitnehmenden hierzulande an, dass sie regelmäßig und hilfreiches Feedback von ihren Vorgesetzten erhalten. Würde man diesen Anteil deutlich erhöhen, könnte dies die Leistung der Mitarbeitenden erheblich beeinflussen.

Das soll nicht heißen, dass Führungskräfte sich vorschnell in heikle Themen einmischen sollten, denn dadurch könnten Mitarbeitende für konstruktive Kritik noch weniger empfänglich werden. Vielmehr sollten Führungskräfte ihr Feedback sensibel, geschickt und strategisch geben -- und sich ihres Einflusses auf die Feedback-Kultur in ihrem Team bewusst sein.

Führungskräfte prägen diese Kultur, aber die Mitarbeitenden geben den Anstoß für deren Umsetzung, und hochwertiges Feedback hilft ihnen, ihre Ziele zu erreichen.